「内定が決まったら、何という書類を、いつ渡せばよいのでしょうか」。初めて採用を任された担当者の方から、こうした質問を受ける場面は少なくありません。内定通知書と労働条件通知書は名前が似ているうえに、一枚にまとめて運用している会社もあるため、両者の違いがあいまいになりがちです。実はこの二つは、目的も法的な位置づけも異なります。本記事では、それぞれの役割と記載すべき項目、渡すタイミング、電子化する際の注意点までを、中小企業の実務の流れに沿って整理します。書類の出し方を見直したい方の手がかりになれば幸いです。
目次
- 内定通知書と労働条件通知書はそもそも別の書類
- 内定通知書の役割と書いておきたい内容
- 労働条件通知書に記載が求められる項目
- それぞれを渡すタイミングと順番
- 一枚にまとめる運用と分ける運用の考え方
- 電子交付するときに押さえておきたい点
- 現場の声｜書類でつまずきやすいポイント
- よくある質問（FAQ）
- まとめ
内定通知書と労働条件通知書はそもそも別の書類
二つの書類は、似た場面で登場するものの、果たす役割が違います。内定通知書は「あなたを採用することに決めました」という会社の意思を伝える書類です。一方の労働条件通知書は、入社後に働く条件、つまり給与や勤務時間、業務内容などを明示するための書類です。前者が採用の意思表示であるのに対し、後者は条件の明示という、別の機能を担っていると整理できます。
法的な扱いにも差があります。労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、賃金や労働時間などの一定事項を書面などで明示することが使用者に義務づけられています。これに対して内定通知書は、法律上の交付義務がある書類ではありません。義務ではないものの、内定の事実と入社予定日などを文書で残しておくことは、後の認識のずれを防ぐうえで有用と考えられます。
| 観点 | 内定通知書 | 労働条件通知書 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 採用の意思表示 | 労働条件の明示 |
| 法的な交付義務 | なし（任意） | あり（労働基準法第15条） |
| 中心となる内容 | 内定の事実・入社予定日 | 賃金・労働時間・業務内容など |
| 渡す相手 | 内定者 | 入社する人（雇用契約の相手） |
採用活動の全体像のなかでこれらの書類がどの段階に位置するのかは、採用フローの全体像をゼロから整理した記事とあわせて見ると把握しやすくなります。
内定通知書の役割と書いておきたい内容
内定通知書は、選考を通過した相手に対して「採用を決定した」ことを正式に伝える書類です。口頭やメールだけで内定を伝える会社もありますが、文書として残すことで、内定者の側にも安心感が生まれ、入社までの心理的なつながりを保ちやすくなります。
記載する内容に決まった様式はありませんが、一般的には次のような項目を盛り込みます。
- 宛名（内定者の氏名）
- 採用を決定した旨の文言
- 入社予定日
- 配属予定の部署や職種（決まっていれば）
- 提出してほしい書類や次の手続きの案内
- 内定取り消しに関わる前提（卒業や必要書類の提出など）
特に最後の項目は、新卒採用で卒業が前提になる場合や、健康診断・各種証明書の提出が条件になる場合に触れておくと、前提条件を共有しやすくなります。あわせて、入社までの連絡窓口や次のステップを書き添えると、内定者が「この先どう進むのか」を理解しやすくなります。内定後のつながりづくりについては、本メディアで今後公開予定の「内定辞退を防ぐ内定者フォロー」でも掘り下げる予定です。
労働条件通知書に記載が求められる項目
労働条件通知書は、働く条件を明示するための書類で、記載項目の一部は法令で定められています。明示すべき事項は、必ず書面などで示す「絶対的明示事項」と、定めがある場合に明示する「相対的明示事項」に大別されます。
絶対的明示事項として一般に挙げられるのは、次のような内容です。
| 区分 | 主な内容 |
|---|---|
| 契約期間 | 期間の定めの有無、ある場合はその期間 |
| 就業の場所・業務 | 働く場所と従事する業務の内容 |
| 労働時間 | 始業・終業時刻、休憩、休日、休暇など |
| 賃金 | 決定方法、計算・支払方法、締切・支払時期 |
| 退職 | 退職に関する事項（解雇の事由を含む） |
2024年4月からは、就業場所・業務の「変更の範囲」の明示などが追加され、明示すべき内容が拡充されています。自社の通知書が現在の項目を満たしているか、一度見直しておくと安心です。賃金や勤務条件の伝え方が入社後の定着に影響する点については、業界別・企業規模別の離職率をまとめた記事の傾向もあわせて参考になります。
それぞれを渡すタイミングと順番
実務上、二つの書類は渡すタイミングが異なるのが一般的です。流れを単純化すると、次のような順番になります。
- 選考通過後、採用を決定する
- 内定通知書を渡し、内定の意思を伝える
- 内定者から内定承諾の意思を確認する
- 入社が固まる段階で労働条件通知書を渡す
内定通知書は採用決定の直後に、労働条件通知書は雇用契約が具体化する入社前後の段階で渡す、という整理が分かりやすいでしょう。労働条件の明示は、契約締結のタイミングで行うことが求められるため、遅くとも入社日までには確実に交付しておく必要があります。
中小企業では、内定から入社までの期間が短いケースもあります。その場合は二つの書類を近い時期に渡すことになりますが、それぞれが別の目的を持つ書類である点は変わりません。順番と目的を意識しておくと、書類の抜け漏れを防ぎやすくなります。入社時に必要な手続き全般は、本メディアで今後公開する「入社手続きチェックリスト」で一覧として整理する予定です。
一枚にまとめる運用と分ける運用の考え方
会社によっては、内定通知と労働条件の明示を一枚の書類で兼ねている場合があります。書類の枚数を減らせるため、手続きを簡素にしたい中小企業では選ばれやすい運用です。一方で、内定通知書と労働条件通知書を分けて運用する会社もあります。それぞれに長所と短所があると考えられます。
| 運用方法 | 長所 | 留意点 |
|---|---|---|
| 一枚にまとめる | 書類が少なく手続きが簡素 | 法定の明示事項を漏れなく含める必要がある |
| 二つに分ける | 目的が明確で内容を整理しやすい | 書類が増え、交付の管理が必要 |
どちらの運用でも共通して重要なのは、労働条件の明示事項が漏れなく含まれているかという点です。一枚にまとめる場合は、内定の意思表示に意識が向いて、明示すべき項目が抜けないよう注意したいところです。分ける場合は、二つの書類で内容に食い違いが出ないよう、入社予定日や配属などの記載をそろえておくと混乱を防げます。
自社にとってどちらが適しているかは、採用人数や入社までの期間、書類管理の体制によって変わってきます。手続きの負担と内容の正確さのバランスを見ながら、運用を選ぶとよいでしょう。
電子交付するときに押さえておきたい点
労働条件の明示は、従来は書面が原則でしたが、現在は一定の条件を満たせば、電子メールなど電子的な方法で行うことも認められています。採用業務のオンライン化が進むなかで、電子交付を検討する会社も増えています。
電子交付を行う際には、いくつか確認しておきたい点があります。
- 受け取る本人が電子的な交付を希望していること
- 本人が内容を出力して書面として保存できる形式であること
- 送信先や送信記録が確認できるようにしておくこと
電子化は手続きを効率化できる一方で、相手が確かに内容を確認できる状態かどうかが前提になります。形式の要件は制度の見直しで変わることがあるため、最新の取り扱いを確認したうえで進めることをおすすめします。書面と電子のどちらを選ぶ場合でも、交付した記録を残しておくと、後で内容を確認する際に役立ちます。
現場の声｜書類でつまずきやすいポイント
中小企業の人事担当者が公開している実務記事や、採用支援事業者が紹介している事例を横断して見ていくと、内定前後の書類にまつわる共通のつまずきがいくつか浮かび上がります。よく挙がるのが、内定通知書だけを渡して安心してしまい、労働条件通知書の交付が後回しになるケースです。内定の連絡は手厚く行ったものの、肝心の労働条件の明示が入社直前まで進まず、入社者から条件についての問い合わせが相次いだ、という声が見られます。書類の目的が違うことを意識していないと、こうしたずれが起きやすいようです。
もうひとつ多いのが、テンプレートを使い回すうちに記載項目が古いまま残ってしまうケースです。法令で求められる明示事項は見直されることがあり、数年前の様式のまま運用していると、現在求められる項目を満たせていないことがあります。担当者が交代した際に過去の書類をそのまま引き継ぎ、内容を確認しないまま使い続けてしまった、という共有も目にします。定期的に様式を点検する習慣が、書類トラブルの予防につながると考えられます。
よくある質問（FAQ）
Q. 内定通知書は必ず発行しなければならないのですか。
A. 法律上の交付義務はありません。ただし、内定の事実や入社予定日を文書で残しておくことは、認識のずれを防ぐうえで有用と考えられます。
Q. 労働条件通知書はいつまでに渡せばよいですか。
A. 労働条件の明示は雇用契約に関わるため、遅くとも入社日までには確実に交付しておく必要があります。入社が固まる段階で渡すのが一般的です。
Q. 内定通知書と労働条件通知書を一枚にまとめても問題ありませんか。
A. 一枚にまとめる運用自体は行われています。その場合は、法令で求められる労働条件の明示事項が漏れなく含まれているかを確認することが重要です。
まとめ
- 内定通知書は採用の意思表示、労働条件通知書は労働条件の明示という、目的の異なる書類です。
- 労働条件通知書は法令に基づく明示義務があり、記載項目は制度の見直しで拡充されています。
- 渡すタイミングは、内定通知書が採用決定の直後、労働条件通知書が入社が固まる段階というのが一般的です。
- 一枚にまとめる場合も分ける場合も、明示事項の漏れがないかを確認することが共通の要点です。
まずは自社で現在使っている書類を取り出し、記載項目が現在求められる内容を満たしているか、目的ごとに役割が整理されているかを一度点検してみることをおすすめします。